Электронные перевозочные документы с 1 сентября: что нужно сделать фермерам

Порядок оформления документов при грузоперевозках меняется с 1 сентября 2026 года. Транспортные накладные, заказы и заявки, а также ряд экспедиторских документов переходят в электронный формат. Для сельхозпроизводителей это означает, что при организации перевозки зерна нужно учитывать одновременно требования транспортного законодательства и отраслевые правила работы с ФГИС «Зерно». Как подготовится фермерам к переходу, разбирался «Агроэксперт».

Российские грузоперевозки переходят на обязательный электронный документооборот (ЭДО) с 1 сентября 2026 года. Новые требования затронут и агропромышленный комплекс: сельхозпредприятия, фермеров, элеваторы, переработчиков, перевозчиков и других участников логистической цепочки.

Для АПК это изменение особенно важно в период уборочной кампании, когда ежедневно оформляется большое количество перевозок зерна, масличных, овощей, сахарной свеклы и другой продукции.

Что изменится с 1 сентября

Главное изменение — привычную бумажную транспортную накладную при перевозках автомобильным транспортом в общем случае заменит электронная транспортная накладная (ЭТрН). Обязательными в электронном виде становятся также заказы и заявки на автоперевозку, транспортные железнодорожные накладные, грузовые накладные при авиаперевозках и экспедиторские документы.

Электронные документы должны поступать в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Однако хозяйству самостоятельно интегрироваться непосредственно с государственной системой не требуется. Документы передаются через аккредитованного оператора ИС ЭПД (информационная система ЭПД коммерческих операторов).

Это важно и для небольших хозяйств: требование связано не с размером предприятия и не с отраслью, а с участием в перевозочном процессе. ФНС прямо указывает, что переход распространяется на участников перевозок независимо от сферы деятельности.

Как будет выглядеть перевозка зерна

Например, сельхозпредприятие отправляет автомобиль с пшеницей со склада на элеватор. Раньше грузоотправитель оформлял транспортную накладную на бумаге, водитель перевозил ее вместе с грузом, а после доставки подписанные экземпляры возвращались участникам перевозки.

После перехода на ЭПД информация о перевозке будет формироваться в электронном виде. Участники работают с одним электронным документом, а необходимые сведения и изменения передаются через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.

То есть задача хозяйства — не просто «перевести накладную в PDF». Необходимо встроиться в установленный электронный обмен между грузоотправителем — перевозчиком — грузополучателем.

Что нужно сделать фермеру

Для КФХ или небольшого сельхозпредприятия необязательно покупать собственную информационную систему и строить сложную интеграцию с учетной программой.

Самый простой вариант — воспользоваться веб-сервисом аккредитованного оператора ИС ЭПД. ФНС отмечает, что операторы предлагают в том числе решения, работающие через обычный браузер.

Фермеру стоит пройти следующий путь:

1. Проверить квалифицированную электронную подпись (КЭП). У ИП или руководителя организации должен быть действующий сертификат КЭП. Если документы подписывает сотрудник, ему потребуется соответствующая электронная подпись и машиночитаемая доверенность (МЧД).
2. Выбрать оператора ИС ЭПД на сайте ФНС. Это должен быть оператор из официального реестра. Именно через его сервис документы будут поступать в ГИС ЭПД.
3. Определить, кто будет оформлять документы. В небольшом хозяйстве это может быть сам фермер, бухгалтер, диспетчер или другой уполномоченный сотрудник.
4. Подключить водителей, если это необходимо для выбранного сценария работы. ФНС прямо рекомендует при подготовке определить пользователей сервиса, назначить администратора и при необходимости подключить водителей.
5. Проверить контрагентов. Нужно заранее выяснить, готовы ли перевозчик, элеватор, переработчик или покупатель принимать и оформлять ЭПД.
6. Провести несколько реальных перевозок в тестовом режиме до 1 сентября. ГИС ЭПД работает в добровольном режиме с 2022 года, поэтому ждать обязательной даты для начала работы не требуется.

Для небольшого фермера принцип можно свести к простой схеме: КЭП → оператор ИС ЭПД → доступ в веб-сервис → настройка сотрудников → тестовая перевозка.

Что нужно проверить перед первым рейсом

Оксана Леонова, эксперт сервиса «Логистика от Контур.Диадока», по просьбе «Агроэксперта» рассказала основные моменты для фермеров при оформлении первой перевозки с 1 сентября.

1. Разберите схему перевозки и роли участников. Первое, с чего стоит начать, – определить, как именно перевозится зерно и кто участвует в процессе. Кто выступает грузоотправителем и грузополучателем, кто перевозит продукцию, привлекается ли экспедитор. От этого зависит, какие документы необходимо оформить и кто должен их подписывать.

При коммерческой автомобильной перевозке ключевым документом остается транспортная накладная. В зависимости от договорной модели также используются заказ или заявка на перевозку.

2. Не путайте ЭПД и документы ФГИС «Зерно». Переход на электронные перевозочные документы не отменяет отраслевые требования. Для партии зерна необходимо оформить товаросопроводительный документ во ФГИС «Зерно». Приемка, отгрузка и перевозка партии осуществляются при наличии такого документа.

Таким образом, сельхозпроизводителю нужно проверить обе части процесса: готовность к транспортному ЭДО и корректность оформления партии во ФГИС «Зерно».

3. Выберите оператора ИС ЭПД. Электронные перевозочные документы передаются в ГИС ЭПД через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД (ИС ЭПД). Самостоятельно подключаться к государственной системе сельхозпроизводителю не нужно.

Для небольшого хозяйства необязательно начинать со сложной интеграции. Можно использовать веб-версию сервиса, а к интеграции с учетной системой перейти позднее, если этого потребуют объемы перевозок.

4. Проверьте электронные подписи и полномочия сотрудников. Заранее определите, кто будет создавать и подписывать документы. Если это делает сотрудник, нужно проверить наличие необходимых полномочий на подписание, в том числе машиночитаемой доверенности в тех случаях, когда сотрудник подписывает ЭПД от имени организации.

5. Проверьте готовность контрагентов. К ЭПД должны быть готовы все участники конкретной перевозки. Поэтому недостаточно настроить работу только у себя – нужно проверить готовность перевозчика, получателя и других контрагентов. Лучше заранее пройти весь маршрут документа: создать его, подписать необходимыми участниками и убедиться, что обмен работает корректно.

6. На что обратить внимание в первую очередь. Небольшому хозяйству лучше начать с одного типового сценария перевозки зерна и проверить четыре вещи: кто и в какой роли участвует в перевозке, какие документы оформляются, кто их подписывает и готов ли контрагент работать с ЭПД. После этого нужно выбрать оператора ИС ЭПД и провести несколько тестовых перевозок.

Важно помнить, что транспортный ЭДО не заменяет работу во ФГИС «Зерно». Перед отправкой партии нужно проверить, что оформлены необходимые отраслевые и перевозочные документы. Начать можно с простого веб-сценария, а к более глубокой автоматизации переходить по мере роста объемов и сложности логистики.

Отсутствие связи

Для сельского хозяйства особенно актуален вопрос мобильного интернета. Машина может загружаться непосредственно в поле, на удаленном складе или производственной площадке, где связь нестабильна.

Законодательство предусматривает отдельные случаи, когда допускается бумажное оформление. Минтранс, в частности, определил исключения для ряда документов при отсутствии технической возможности, а для экспедиторских документов одним из оснований может быть отсутствие интернета.

Однако рассматривать это как возможность продолжать постоянно работать по старой схеме нельзя. Минтранс специально подчеркивает, что после 1 сентября электронный формат становится основной моделью, а бумажные документы сохраняются только в предусмотренных нормативными актами случаях.

Поэтому хозяйствам с удаленными производственными площадками необходимо заранее протестировать работу именно там, где фактически грузятся автомобили.

А если перевозчик сторонний?

Переход на ЭПД касается не только транспортных компаний. В электронную цепочку включаются грузоотправители и грузополучатели. Поэтому аргумент «у нас нет собственного автопарка, значит, нас это не касается» неверен.

Если фермер нанял перевозчика для доставки зерна покупателю, участники перевозки все равно должны быть готовы работать с электронным документом.

До начала сезона стоит внести готовность к ЭПД в чек-лист выбора транспортной компании и выяснить, каким оператором ИС ЭПД она пользуется и работает ли обмен между ее оператором и оператором хозяйства. ФНС рекомендует при выборе сервиса учитывать межоператорское взаимодействие: чем больше у оператора настроенных соединений с другими операторами, тем проще обмениваться документами с новыми контрагентами.

Нужно ли всем пользоваться одним оператором?

Не обязательно. Система предусматривает межоператорское взаимодействие — роуминг. К лету 2026 года Минтранс сообщал о взаимодействии через аккредитованных операторов и развитии обмена между ними.

Для агрохолдинга это означает, что заставлять всех покупателей и перевозчиков переходить к одному поставщику сервиса в принципе не требуется. Но работу роуминга с ключевыми контрагентами лучше проверить до 1 сентября, а не во время первой отгрузки урожая.

Что будет с бумажными накладными?

Базовое правило — обязательный электронный формат с 1 сентября. Бумага останется для специально предусмотренных исключений.

При этом власти предусмотрели переходный период. Минтранс сообщил, что до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажного документа вместо электронного инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением.

Но воспринимать этот период как отсрочку до марта 2027 года не стоит: юридическая обязанность перейти на электронные документы возникает именно 1 сентября 2026 года.

Что аграриям сделать прямо сейчас?

До начала обязательного применения ЭПД осталось немного времени. Причем дата практически совпадает с активной уборкой и массовой перевозкой урожая во многих регионах. На середину июля к ГИС ЭПД уже было подключено более 20 тыс. организаций из 83 регионов, а через систему прошло около 42 млн электронных документов.

Небольшому фермеру достаточно начать с относительно простой схемы: проверить КЭП, выбрать оператора, получить доступ к его сервису, оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) сотрудникам при необходимости и провести тестовую перевозку.

Крупному агрохолдингу требуется полноценный проект: провести аудит логистических процессов, выбрать оператора, настроить интеграцию с корпоративными системами, распределить полномочия и МЧД, подключить подразделения и водителей, проверить роуминг с перевозчиками и покупателями и провести нагрузочное тестирование до массовой отгрузки урожая.

И в обоих случаях лучше не откладывать переход на 1 сентября. Главный риск для агрария — не сама электронная накладная, а ситуация, когда машина уже загружена зерном, а грузоотправитель, перевозчик или получатель технически не готов продолжить электронную цепочку.

Какие нормы регулируют перевозку зерна

Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Статья 8 регулирует оформление транспортной накладной, заказа и заявки на перевозку. Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза.
 
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Закрепил переход с 1 сентября 2026 года на обязательный электронный формат перевозочных и экспедиторских документов, предусмотренных законодательством.
 
Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262. Определяет случаи, когда транспортная накладная, заказ и заявка после 1 сентября могут оформляться на бумаге.
 
Федеральный закон от 14.05.1993 № 4973-1 «О зерне». Статья 17.1 регулирует работу ФГИС «Зерно» и сведения, которые учитываются в системе. Статья 18.1 устанавливает требования к товаросопроводительному документу на партию зерна или продуктов его переработки.
 
Постановление правительства РФ от 09.10.2021 № 1721. Устанавливает порядок и сроки оформления товаросопроводительного документа во ФГИС «Зерно». Пункт 1 закрепляет, что приемка, отгрузка и перевозка партии осуществляются при наличии такого документа. Пункт 7 определяет сроки его оформления для разных операций.
 
Важно: ЭПД в ГИС ЭПД и товаросопроводительный документ во ФГИС «Зерно» – разные документы в разных информационных системах. Перевод перевозочных документов в электронный формат не отменяет отраслевые требования к прослеживаемости партии зерна.